Facility Coordinator

Job Description

Scanline VFX is an award-winning leader in the visual effects industry with 7 studios worldwide. Founded in 1989, we are now a diverse team of over 1,200 from all over the world. We believe in the power of storytelling and are committed to helping filmmakers realize their artistic vision. Eyeline Studios, our virtual production division, is rethinking the future of real-time filmmaking by providing creators unmatched flexibility. Netflix's investment in both Scanline VFX and Eyeline Studios empowers us to continue to push the boundaries of what is possible in digital content creation.

넷플릭스의 자회사이자 유럽, 북미, 그리고 아시아까지 총 7개의 스튜디오를 보유하고 있는 스캔라인VFX(Scanline VFX)는 다양한 수상 경력을 보유한 글로벌 시각 특수효과(VFX) 제작 전문 기업입니다. 1989년 창립되어, 현재까지 1,000명 이상의 다양한 국적의 아티스트들과 팀으로 성장했습니다. 최근에는, 당사의 버추얼 프로덕션(Virtual Production) 기반의 아이라인 스튜디오(Eyeline Studios)에서 비용과 시간 등 영화 제작의 현실적인 한계를 뛰어넘을 수 있는 환경을 실시간으로 구현하고 있습니다.

Working as a Receptionist/Facilities Coordinator at ScanlineVFX, no two days are the same. For you, variety is the spice of life. You enjoy collaborating across all departments and groups and thrive helping leaders do more. If that sounds like you, then this might be the right position for you.

You are always seeking to improve processes and procedures to ensure things run smoothly and efficiently. Your ideas are limitless, for you no job is too big or too small.

이 포지션은 ScanlineVFX에서 Receptionist/Facilities Coordinator 역할을 담당하며 다양한 업무를 경험하실 수 있는 자리입니다. 주요 업무는 모든 부서들과 팀원들을 가까이서 서포트하고, 각 부서의 리더들이 업무에 집중할 수 있게 지원하는 일을 하게 됩니다. 매일매일의 업무가 다를 수 있고, 그 다양한 업무에 빠르게 적응하실 수 있어야 합니다. 이러한 업무가 본인의 성향과 잘 맞는다고 생각하신다면, 해당 포지션에 지원 부탁드립니다.

우리는 현재의 프로세스와 절차를 개선하고, 원활하고 효율적인 운영 방법을 끊임없이 모색하는 인재를 찾고 있습니다. 다양한 아이디어를 가지고 있고, 크고 작은 상황들을 자신 있게 해결해 나가실 수 있는 분이라면 적극 지원 부탁드립니다.

KEY RESPONSIBILITIES
• Project professionalism and support image at Reception and in the office; be approachable/friendly/solution oriented/open to feedback
• Answer and direct all incoming phone calls, meet and greet all guests; security log, visitor passes, notification of arrivals, signing of NDA, etc. maintain cleanliness of reception and front office/meeting rooms.
• Prioritize people and situations in need of attention and handle confidential and sensitive information with the appropriate discretion.
• Owner and maintenance of studio meeting room calendars, scheduling, confirming, negotiation for meeting space and relevant attendees and ensuring smooth communication flow as needed
• Distribute mail, courier packages etc
• Opening/Closing Procedures
• Away/Delay round up emails – daily
• Create and maintain daily/weekly/monthly facilities checklist – complete daily facilities rounds
• Weekly office supplies, pop and kitchen product order – restock.
• Expense reports, credit card reconciliation, basic accounting, data entry, documentation maintenance & creation, daily reports, research as needed etc
• Coordination of meals: ordering, picking up (or delivery) and distribution of meals/catering
• Event coordination for onsite and offsite; company parties, special events, etc
• Other administrative and miscellaneous tasks as required/assigned
• Budget handling
• Coordination of flight and hotel bookings, follow up and confirmation
• Coordinate and maintain corporate suite
• Coordinate transportation of guests/VIPs
• 프로페셔널하게 리셉션 업무 대응 : 친절하며, 솔루션 지향적으로 피드백에 개방적으로 접근이 가능하신 분
• 모든 문의에 대한 답변, 게스트 대응 : 보안 로그, 방문자 관리, 도착 알림, NDA 관리 등. 리셉션 프론트와 미팅룸 관리 유지 보수
• 서포트가 급히 필요한 사람과 상황에 우선순위를 정하고 적절한 재량으로 대응하고, 민감하거나 보안이 필요한 정보들을 관리
• 스튜디오 회의실 유지 보수, 스케줄링, 승인, 회의 공간 및 관련 참석자 협상 및 필요에 따라 원활한 의사소통 유도
• 우편, 택배 등의 패키징 업무
• 오픈/클로징 업무
• Away/Delay email 관리
• 매일/주간/월별 시설 유지 관리 및 체크리스트 점검
• 지출 보고서, 신용카드 관리, 회계, 데이터 입력, 문서 유지 관리 및 작성, 일일 보고서 작성 및 리서치
• 식사 및 간식 주문, 픽업, 배달 관리
• 사내, 외부 이벤트 및 파티 관리 및 서포트
• 필요에 의한 기타 업무 진행
• 예산 관리
• 항공권 및 호텔 예약, 관리, 컨펌 진행
• 사내 관리 유지 보수
• 손님 및 VIP 관리

QUALIFICATIONS & EXPERIENCE | 채용조건과 우대조건
• University or College Degree/Diploma in Administration/Business Administration or Industry related; preferred
• Intermediate; MS Office Suite, Calendar; Confluence doc/information maintenance, database experience; preferred
• A successful track record supporting administrative tasks for 2+ years
• Self-motivated, highly organized and solution-oriented individual
• Has demonstrated initiative, flexibility, teamwork, and anticipates and resolves problems; escalates to supervisor as needed
• Maintains a high level of professionalism, with a service-oriented, can do attitude
• Thrives in a fast-paced environment; comfortable in an ambiguous environment with changing priorities
• Takes initiative and goes beyond established framework; looks for new ideas and creative solutions to overcome challenges
• Team player with good sense of humor!
• 행정학 및 경영학 관련 전공자 및 관련 업계 경력자 선호
• MS Office, 캘린더, Confluence 문서/정보 관리, 데이터베이스 환경 경험자 선호
• 2년 이상의 행정 업무 지원의 경력자
• 자기 주도적이고, 조직적이며 솔루션 지향적인 분
• 업무의 유연성을 갖추고 팀워크가 좋으며, 문제 해결 능력이 뛰어나신 분(관리자 보고 체계에 대한 이해도가 있으신 분)
• 높은 수준의 전문성을 유지하고, 서비스 지향적인 태도를 취할 수 있는 분
• 빠른 업무 처리를 요구하는 환경에서 성장하고, 업무 우선순위 변경에 대한 적응이 빠르신 분
• 이미 구축된 시스템을 넘어서서 도전하고 극복하며, 새로운 아이디어와 창의적인 솔루션을 제공하는 분
• 유머 감각이 있는 팀 플레이어

At Scanline VFX, we strive to set the highest standard of quality in everything we do. We constantly challenge ourselves to break new ground and exceed expectations. Our driving force is curiosity and we recognize that great ideas can come from everyone.

스캔라인VFX(Scanline VFX)에서는 모든 작업에서 최고 수준의 결과물을 만들기 위해 노력하고 있습니다. 우리는 새로운 분야에 도전하고 기대 이상의 성과를 거두기 위해 끊임없이 도전하고 있습니다. 스캔라인VFX(Scanline VFX)는 성별, 인종, 국적, 종교, 나이, 능력, 성적 취향에 상관없이 모든 사람에게서 훌륭한 아이디어가 나온다고 믿고 있습니다. 당사는 모든 분들이 입사 지원할 때, 동등한 대우를 받을 수 있도록 최선을 다하고 있습니다.

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Jobcode: Reference SBJ-rb2nze-3-137-192-3-42 in your application.