Assistant Direction / Office Manager

Job Description

Assistant de direction / Office Manager (H/F/D)

Chaque grande histoire a un nouveau départ, et la vôtre commence ici.

Bienvenue chez Warner Bros. Discovery... l'étoffe dont sont faits les rêves

Qui sommes-nous...

Lorsque nous disons l'étoffe dont sont faits les rêves, nous ne faisons pas seulement référence au monde des sorciers, des dragons et des super-héros, ni même aux merveilles de la planète Terre. Derrière le vaste portefeuille de contenus emblématiques et de marques bien-aimées de WBD, il y a les conteurs qui donnent vie à nos personnages, les créateurs qui les apportent dans vos salons et les rêveurs qui créent la suite...

Dès créatifs formidables aux pionniers technologique, à travers le monde, WBD offre des opportunités de carrière décisif, des avantages soigneusement organisés et les outils pour explorer et devenir le meilleur vous-même. Ici, vous êtes soutenu, ici vous êtes célébré, ici vous pouvez prospérer.

Votre nouveau poste...

Sous la direction du Président, l'assistant de direction/Office Manager fournira un soutien quotidien au Président de WBITVP France et sera responsable du fonctionnement général de notre bureau WBITVP, sous la supervision du Directeur des affaires : coordonner l'administration et les procédures du bureau, afin d'assurer l'efficacité, l'efficience et la sécurité organisationnelles.

Vos responsabilités...

Assistance personnelle du président : gestion d'un calendrier de rendez-vous extrêmement actif, organisation de plans de voyage, établissement de rapports de dépenses, etc.

Gestion des affaires courantes du bureau en coordination avec le Directeur des affaires, y compris :
• Fournir des services de bureau à toutes les productions
• Négocier avec les fournisseurs pour les services généraux (taxi, fournitures de bureau, agence de voyage, imprimante...) pour toutes les productions et le bureau
• Gestion informatique :
• Onboarding/offboarding : création de comptes, fourniture d'équipements, suppression d'accès...
• Support informatique (technique, logiciel, accès) pour toutes les équipes de production
• Gestion des équipements
• Suivi des licences et autres comptes
• Contact privilégié avec le support informatique basé à Amsterdam, Pologne, Royaume-Uni ou États-Unis
• RH :
• Onboarding/offboarding : suivi de tous les documents administratifs nécessaires (mutuelle, sécurité sociale, accès aux locaux...)
• Gestion des feuilles de présence mensuelles des employés permanents et des tickets repas
• Paie de la production : liaison avec le responsable de la paie pour les stages et toutes les demandes administratives
• Echanges en anglais avec des partenaires/support locaux et internationaux ainsi que des collègues au sein du groupe
• Représentant « Green »

Expérience et compétences...
• Diplôme de baccalauréat ou équivalent
• Une première expérience de travail de manière hautement efficace et proactive
• Excellentes compétences en informatique
• Excellentes compétences en communication
• Un apprenant enthousiaste avec la capacité d'assimiler rapidement l'information et de développer de nouvelles compétences
• Maîtrise de l'anglais (écrit et parlé)
• Excellent joueur d'équipe
• Flexible, avec une attitude de ''peut faire'' et axée sur le service.

Your new role…

Reporting to the President, the EA/Office Manager will provide day-to-day support to the President of WBITVP France, and will be responsible for the general operation of our WBITVP office, under the Business Director 's supervision : coordinate office administration and procedures, in order to ensure organizational effectiveness, efficacy and safety.

Your Role Accountabilities…

President's personal assistance : managing an extremely active calendar of appointments, arranging travel plans, completing expense reports etc..

Handling day-to-day office matters in co-ordination with the Business Director, including:
• Providing office services to all productions
• Negotiating with vendors about general services (taxi, office supplies, travel agency, printer..) for all productions and office
• IT management :
• Onboarding/offboarding: account creation, provision of equipment, removal access…
• IT support (technical, software, access) for all production teams
• Equipment management
• Monitoring of licenses and other accounts
• Privileged contact with IT support based in Amsterdam, Poland, UK or US
• HR :
• Onboarding/offboarding: follow-up of all administrative documents needed (healthcare, social security, premises access…)
• Management of permanent employees monthly attendance sheets, and meal tickets
• Productions payroll : liaising with payroll manager regarding internships and any administrative requests
• Corresponding independently in English with local and international partners/support as well as colleagues within the group
• Green representative in pairs

Qualifications & Experience…
• Bachelor degree or equivalent
• A first experience of working in a highly efficient and proactive manner
• Excellent computer skills
• Excellent communication skills
• An enthusiastic learner with the ability to quickly assimilate information and develop new skills
• Fluent in English (written and spoken)
• Excellent team player
• Flexible, with a ''can do'' and service-oriented attitude

Comment nous faisons avancer les choses...

Ce dernier morceau est probablement le plus important! Chez WBD, nos grands principes sont les valeurs fondamentales par lesquelles nous fonctionnons et sont au cœur de la façon dont nous faisons avancer les choses. Vous pouvez les trouver sur https://wbd.com/guiding-principles/ ainsi que quelques idées de l'équipe sur ce qu'ils signifient et comment ils se présentent dans leur quotidien. Nous espérons qu'ils résonneront avec vous et avons hâte d'en discuter lors de votre entretien.

Les parties juridiques...

Warner Bros. Discovery saisit l'opportunité de constituer une main d'œuvre qui reflète la diversité de notre société et du monde qui nous entoure. Être un employeur soucieux de l'égalité des chances signifie que nous prenons au sérieux notre responsabilité de considérer les candidats qualifiés sur la base du mérite, indépendamment du sexe, de l'identité sexuelle, de l'origine ethnique, de l'âge, de l'orientation sexuelle, de la religion ou des croyances, de l'état civil, de la grossesse, de la parentalité, du handicap ou de toute autre catégorie protégée par la loi.

Si vous êtes un candidat qualifié et que vous avez besoin d'un aménagement dans votre recherche d'emploi ou pour postuler, n'hésitez pas à nous contacter à recruitadmin@wbd.com.

Jobcode: Reference SBJ-rn1v61-18-117-196-184-42 in your application.