Orientation Coordinator

Job Description

TO BE ELIGIBLE FOR REMOTE WORK YOU MUST RESIDE IN MONTREAL

At Technicolor, we unite artistry and creativity with technology and innovation to create extraordinary experiences for audiences everywhere. Our award-winning visual effects studios, MPC Film, Mill Film, MR. X and our newest Montreal studio MPC Episodic work with the world's most imaginative storytellers, to help create out
of this world experiences. Film and Episodic Visual Effects (FEV) is the group which combines these brands to help leverage our knowledge and experience across the globe.

The Orientation Coordinator will manage the onboarding experience and provide personal assistance for starters at Technicolor Creative Studios. The successful candidate will have excellent communication skills, a confident personality, and enjoy networking with employees. Regular tasks include:
• Manage the onboarding process for new employees before their first day:
o Equipment requirements by discipline
o Schedule onboarding assistance by discipline
o Coordinate in-studio and remote logistics for new starters
- Desk set-ups
- Office mapping platform
- Equipment deliveries
o Update onboarding dashboard and escalate issues to relevant departments and stake holders
• Send out welcome emails to all new starters including information on their onboarding and induction experience
• Regular check-in and communications with new starters
• Manage welcome inbox and redirect queries to the proper channels
• Local induction presentations and studio tours for starters – virtual and, eventually, in-person
• • Assist starters in a branded, friendly, proactive, and efficient manner with appropriate follow-up, as needed
• Supports the studio operations team delivering communication to managers, HR, immigration, and studio leadership
• Act as a brand liaison for the various departments involved in the onboarding process. Work closely with department managers to ensure that their employees are properly set-up
• Lead weekly onboarding post-mortem meetings and report any delays or issues to the relevant stake holders
• Order, package, and send out welcome packages for starters, sticking to an approved budget
• Update neighborhood-specific welcome package for starters
• Manage virtual welcome packages for starters in quarantine
• Provide city-specific information to assist starters to get set up after quarantine
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Le coordinateur d'orientation gérera l'expérience d'intégration et fournira une assistance personnelle aux débutants chez Technicolor Creative Studios. Le candidat retenu aura d'excellentes compétences en communication, une personnalité confiante et appréciera le réseautage avec les employés. Les tâches régulières comprennent :
• Gérer le processus d'intégration des nouveaux employés avant leur premier jour :
o Besoins en équipement par discipline
o Planifier l'aide à l'intégration par discipline
o Coordonner la logistique en studio et à distance pour les nouveaux entrants
- Organiser les bureaux
- Mise a jours à la plateforme visuelle de studio
- Livraisons d'équipement
o Mette à jour le tableau de bord d'intégration et signaler les problèmes aux services et aux parties prenantes concernés
• Envoyer des courriels de bienvenue à tous les nouveaux débutants, y compris des informations sur leur expérience d'intégration et d'induction
• Enregistrement et communications réguliers avec les nouveaux arrivants
• Gérer la boite de réception de bienvenue et rediriger les requetés vers les canaux appropriés,
• Présentations d'induction locales et visites de studio pour les débutants – virtuelles et, éventuellement, en personne
• suivi approprié, au besoin
• Soutenir l'équipe des opérations du studio en fournissant des communications aux gestionnaires, aux RH, à l'immigration et à la direction du studio
• Agir en tant que liaison de marque pour les différents départements impliqués dans le processus d'intégration. Travailler en étroite collaboration avec les chefs de service pour s'assurer que leurs employés sont correctement installés
• Diriger des réunions post-mortem d'intégration hebdomadaires et signaler tout retard ou problème aux parties prenantes concernées
• Commander, emballer et envoyer des paquets de bienvenue pour les débutants, en respectant un budget approuvé
• Mettre à jour les paquets de bienvenue spécifique au quartier pour les débutants
• Gérer les paquets de bienvenue virtuelle pour les débutants en quarantaine
• Fournir des informations spécifiques à la ville pour aider à s'installer après la quarantaine

Qualifications

Qualifications:
• Exceptional commitment to customer service and support
• Enjoys networking and meeting new people
• Organized and efficient
• Strong communication skills, oral and written
• Strong problem-solving skills
• Ability to work efficiently under tight deadlines and prioritize tasks
• Strong attention to detail
• Strong knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, and PowerPoint)
• Bilingual (English and French), oral and written

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Les attributs désirent :
• Engagement exceptionnel envers le service client et l'assistance
• Apprécie le réseautage et rencontrer de nouvelles personnes
• Organisé et efficace
• Solides compétences en communication, oral et écrit
• Les talents pour la résolution des problèmes
• Capacité à travailler efficacement dans des délais serrés et à hiérarchiser les tâches
• Grande attention aux détails
• Solide connaissance de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et Powerpoint)
• Bilingue (anglais et français), oral et écrit

Jobcode: Reference SBJ-gwe3en-3-144-151-106-42 in your application.