Department Assistant

Job Description

Department Assistant/Assistant de Département (Equity and Inclusion)

(job description listed in English and French)

The Job

WarnerMedia Corporate seeks a Department Assistant for WarnerMedia Access Canada, a division of WM's Equity + Inclusion unit. Reporting to the Executive Director, the English-French bilingual Department Assistant will provide administrative support primarily in invoice management, scheduling, project planning, tracking and implementation, and community outreach including social media management.

The candidate must be bilingual in English and French, with strong administrative experience in start-up, small-scale and/or corporate environments. This role does not require specific knowledge of the entertainment or media industry (film, TV, videogames, virtual reality, advertising, etc.) as insights and best practices from a wide range of sectors outside the industry are welcome and encouraged.

The Daily

Program-related
• Support Access Canada program administration including, but not limited to acting as a first point of contact for general inquiries, helping to set up interviews for applicants, creating program-related materials for participants, coordinating onboarding and outreach, project tracking.
• Organize internal + external events as needed, coordinating logistics, including securing venues, providing catering, security credentials, arranging A/V setup, etc.

Finance-related
• Support the contracting and invoicing process for vendors.
• Maintain expense reports for the department.

Schedule-related
• Coordinate scheduling (meetings + travel) for team and participants/guests of programs.

Communications-related
• Create and manage content for Access Canada social media platforms.
• Create and maintain internal and external communications including but not limited to updating the WM Access Canada calendar of events and contributing to the WM Equity and Inclusion monthly talent development newsletter.

General
• Act as point of contact for onboarding any new team members, independent contractors, or vendors; facilitating the IT and overall startup or registration process.

The Essentials
• Required: bilingual English/French.
• Required: High level of confidentiality.
• Minimum 2+ years proven administrative experience.
• Strong experience coordinating payment systems, scheduling (meetings + travel), social media community management.
• Strong communication (English and French, verbal and written), organizational, problem-solving, and interpersonal skills.
• Familiarity with MS Office: Excel, Word, PowerPoint.
• Strong experience with invoice management systems, e.g., SAP.
• Familiarity with social media platforms including LinkedIn, Instagram, Twitter, Facebook.
• Exposure to project management software, e.g. Asana, Monday.com, Basecamp.
• Able to work independently as well as part of a team in a fast-paced environment.
• Able to prioritize projects effectively under tight deadlines.

WarnerMedia est une société de médias et de divertissement majeure qui crée et distribue du contenu premium et populaire provenant d'un large éventail d'auteurs et de journalistes talentueux pour un public international à travers ses marques grand public telles que : HBO, HBO Max, Warner Bros., TNT, TBS, truTV, CNN , DC Entertainment, New Line, Cartoon Network, Adult Swim, Turner Classic Movies et autres.

Warner Bros. divertit le public depuis plus de 90 ans à travers des personnages et des franchises appréciés à travers le monde. Warner Bros. emploie des personnes partout dans le monde dans une grande variété de disciplines. Nous sommes toujours à la recherche de personnes énergiques et créatives pour se joindre à notre équipe.

Les fonctions d'entreprise de Warner Bros. fournissent des connaissances et une expertise spécialisées pour soutenir notre vaste portefeuille de marques telles que DC Comics, Warner Bros. Pictures, Warner Bros. Television Group et Warner Bros. Consumer Products.

Le rôle

WarnerMedia Corporate recherche un Assistant de Département pour WarnerMedia Access Canada, une division de l'unité Equity + Inclusion de WarnerMedia. Relevant du Directeur Général, l'adjoint au département bilingue anglais-français fournira un soutien administratif principalement dans la gestion des factures, la planification, le suivi et la mise en œuvre de projets, et la sensibilisation de la communauté, y compris la gestion des réseaux sociaux.

Le candidat doit être bilingue en anglais et en français, avec une solide expérience administrative dans des environnements de start-up, d'entreprises de petite taille et/ou multinationales. Ce rôle ne nécessite pas de connaissances spécifiques de l'industrie du divertissement ou des médias (film, télévision, jeux vidéo, réalité virtuelle, publicité, etc.), car les idées et les meilleures pratiques d'un large éventail de secteurs en dehors de l'industrie sont les bienvenues et encouragées.

Compétences requises
• Obligatoire : bilingue anglais/français.
• Obligatoire : niveau élevé de confidentialité.
• Au moins 2 ans d'expérience administrative confirmée.
• Solide expérience dans la coordination des systèmes de paiement, la planification (réunions + déplacements), la gestion de la communauté des médias sociaux.
• Solides compétences en communication (anglais et français, parlé et écrit), en organisation, en résolution de problèmes et en relations interpersonnelles.
• Familiarité avec MS Office : Excel, Word, PowerPoint.
• Solide expérience avec les systèmes de gestion des factures, par exemple, SAP.
• Familiarité avec les plateformes de réseaux sociaux, notamment LinkedIn, Instagram, Twitter, Facebook.
• Exposition aux logiciels de gestion de projet, p. Asana, Monday.com, Basecamp.
• Capable de travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe dans un environnement en évolution rapide.
• Capable de prioriser les projets efficacement dans des délais serrés.

Jobcode: Reference SBJ-r7n29p-18-117-254-139-42 in your application.