HR Services Coordinator

Job Description

HR Services Coordinator (12-month contract)

The Employee Connection (EC) Coordinator is part of the Tier 1 Employee Connection team (EC) in HR Services APAC, which designs and runs the infrastructure to deliver an outstanding employee experience in Warner Bros Discovery.

This role will be based in Tokyo, Japan and will be supervised by the Japan EC Specialist. This role will provide dedicated support to the Employee Connection team and play an essential part in delivering efficient and effective on-the-ground support in processing specific HR Services administration to Japan's Harry Potter Studio Tour team. Regularly interacting with employees, this role is responsible for the accurate and speedy processing and execution of standardized and repeatable processes, including employee onboarding and offboarding, benefits administration, mobility, operations, and compliance. The hire should be highly independent and proactive in coordinating information for accurate data processing related to payroll and employment setup.

Responsibilities
• Support and coordinate end to end HR services activities from hire to exit.
• Performs HR transactions in Workday (on and offboarding, data administration)
• Creating and preparing offer letters/contracts for part-time employees.

Support and coordinate all onboarding and benefit enrollment activities such as:
• Sending out on-boarding related mails and materials to candidates.
• Collect and Check documents submitted during on boarding by new hires.
• Check and ensure new hire fulfills conditions of social insurance, scanning personal documents submitted by new hires for accuracy.

Support and coordinate all off-boarding and exit activities such as:
• Sending out off-boarding related mails and materials to leavers.
• Collect and Check documents submitted during off-boarding or exit clearance by leavers
• Check and ensure leavers fulfills all required handover/exit clearance, scanning forms and documents submitted by terminated employees for accuracy.
• Communicating and send out reminders to employees so they submit required documents on time.
• Support in organizing health insurance results for local and statutory reporting. attending to immediate inquiries by employees and responding based on user manual, guides prepared by EC team member / supervisor.
• Support and coordinate local EC Orientation and induction programs.
• Send and Receive mail items from employees for any employment and personal related changes / set up.
• Create and update employee personnel folders, e-files and sorting of employees' personal data.
• Update payroll staff movement report timely.
• Support other general HR administrative work, responds to other HR teams and employee inquiries timely.
• Report any issues and immediately escalate unresolved matters to EC team member or supervisor.
• Support other urgent tasks from time to time.

Requirements:
• At least 1-2 years of experience working in the general field of Human Resources services and administration in an international, dynamic, fast-moving environment.
• Fluent in Japanese with basic English language skills a plus.
• Basic knowledge of Japan local employment, payroll, benefits, and social security.
• Basic to Intermediate skills in Microsoft Office tools, at least MS word, excel and PowerPoint
• Ability to effectively communicate through verbal and written methods.
• Ability to organize and coordinate multiple and highly challenging tasks.
• Ability to effectively manage sensitive and confidential issues.
• Passionate about customer experience.
• Experience working with contact center technology including but not limited to contact center tracking system and Human Resources Information Systems (HRIS) – Workday knowledge and experience preferred but not required.

人事サービス　コーディネーター（６カ月～１年間の契約社員）

【仕事内容】

スタジオツアー東京‐メイキングオブハリー・ポッターを中心に人事関連サービスを提供しているエンプロイーコネクションチームのアシスタントとして、入社及び退社、移動、各オペレーション、福利厚生のサポートをしているチームのアシスタントとしてご活躍いただきます。（ワーナーブラザース作品好きの方も大歓迎！）

※エンプロイーコネクションチームとはワーナーブラザースディスカバリーのアジア地域で、社内の人事インフラを設計及び運用している人事サービスチームです。

【この仕事のポイント】

◎フレックスタイム制（柔軟な働き方が出来ます！）

◎メイキングオブハリー・ポッターの立ち上げをサポート！

◎基礎的な人事知識が学べる！

ワーナー ブラザース スタジオツアー東京 - メイキング・オブ・ハリー・ポッターとは？

「ワーナー ブラザース スタジオツアー東京 - メイキング・オブ・ハリー・ポッター 」が2023年「としまえん」跡地にオープンします。「スタジオツアー東京 - メイキング・オブ・ハリー・ポッター」は、映画史上で最も成功した作品の一つである「ハリー・ポッター」や「ファンタスティック・ビースト」シリーズの製作の裏側を実際に体験できる、世界では、本場ロンドンに次いで2番目、アジアでは初の、これまでにない全く新しいウォークスルー型のエンターテイメント施設です。

約9万平方メートルの広大な敷地（東京ドーム2個分）のこの施設では、映画製作の裏側を学びながら、実際に映画に携わった世界最高峰のクリエイター達の製作した壮大なセットや、職人達の技術を結集した小道具、撮影で実際に使われたコスチュームの数々、あの魔法動物たちにも出会えます。さらに様々なインタラクティブな体験ができるエリアもあります。

【具体的に】

◎入社から退職までの人事関連サービスのサポート及び実施

◎人事管理システムWorkdayの管理（入退社、データ管理）

◎パートタイマーの契約書の作成・準備

◎各種入社手続きのサポート：

入社者への入社書類のメール及び書類の送付

入社書類の回収及び管理

各社会保険の加入手続きのサポート及び各提出資料の回収、スキャン、管理

◎退職手続きの各種サポート：

退職者へのメール及び資料の送付

退職書類の回収及び管理

退職手続きのサポート及び各資料の回収、スキャン、管理

◎各提出物が期日通りに提出されるように管理、必要に応じて案内

◎健康診断関連資料の管理、報告書の作成

◎マニュアル及びガイドに沿っての社員からの問い合わせの回答

◎入社初日のオリエンテーションのサポートと実施

◎社員からの個人情報の変更等の問い合わせ対応

◎各社員の個人ファイルの作成及び管理

◎給与担当への社員異動情報の共有

◎他の人事関連の業務のサポート及び人事、社員からの問い合わせ対応

◎問題が生じた場合の上長及び エンプロイーコネクションチームへ迅速な報告

◎その他の業務のサポート

【対象となる方】
• 1～2年の人事関連の経験
• 日本語必須、英語が話せると尚良し
• 基本的な人事の知識
• 基礎的なMicrosoft Office(Word、Excel、PowerPoint)の知識

【勤務地】

池袋、内幸町、豊島園のオフィス

※現在新型コロナウイルスへの対応として出社と在宅勤務を併用しています。週３回の出社を予定しています。状況を鑑み上記が変更となる可能性もございます。

Warner Bros. Discovery embraces the opportunity to build a workforce that reflects the diversity of our society and the world around us. Being an equal opportunity employer means that we take seriously our responsibility to consider qualified candidates on the basis of merit, regardless of sex, gender identity, ethnicity, age, sexual orientation, religion or belief, marital status, pregnancy, parenthood, disability or any other category protected by law.

If you're a qualified candidate with a disability and you need a reasonable accommodation in order to apply for this position, please contact us at recruitadmin@warnermedia.com.

Jobcode: Reference SBJ-dybyjp-18-118-9-7-42 in your application.